1. Über SharePoint List Sync

SharePoint List Sync ist ein SharePoint Add-On, das dem Benutzer erlaubt, Listen in einer Site oder in mehreren Siten zu synchronisieren.

Mit SharePoint List Sync werden automatisch Änderungen zwischen den Quell- und -Ziel-Listen synchronisiert sowie umgekehrt, so dass jeder Fortschritt immer up-to-date ist.

2. Sync-Profil

2.1. Erstellung eines Sync-Profils

a. Klicken Sie auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

b. Klicken Sie unter der Überschrift BoostSolutions Software auf Liste Sync-Einstellungen.

c. Neues Profil hinzufügen

Hinweis: Falls Sie keinen Link zum Produkt "List Sync" finden, bitte prüfen Sie, ob List Sync in "Websitesammlungsfeatures" aktiviert wurde.

2.2 Einstellungen von Sync-Profil

2.2.1 Beispiel

Beispiel: Die Liste "Alle Klienten" soll mehrere individuelle Kundenlisten von verschiedenen Länder beinhalten. Um dieses Ziel zu erreichen, brauchen wir nur einige Profile mit List Sync zu erstellen. Nach den Einstellungen werden die Änderungen in diesen Listen immer in neuesten Stand gehalten.

Zuerst einmal füge ich die Liste "Deutsche Kunden" in die Liste "Alle Klienten" hinzu.

In diesem Fall, nennen wir die Liste "Deutsche Kunden" die Quellliste und die Liste "Alle Klienten" die Zielliste.

2.2.2. Auswahl von Quellsite und Quellliste

Geben Sie die Quellsite und die Quellliste an, deren Dateien in Zielliste übertragen werden.

Filtereinstellungen für Elementsynchronisierung

Hier können Sie Standard oder Erweiterte Bedingungen einsetzen, sodass nur diejenige Elementen synchronisiert werden, die die Bedingungen erfüllen.

Hinweis: Die folgende SharePoint Listtypen können nicht synchronisiert werden: Diskussionsrunde, Umfrageliste, Wiki-Seitenbibliothek, Folienbibliothek, Externe Liste, SharePoint Standard- Katalog (Webpartkatalog, Listenvorlagenkatalog, Gestaltungsvorlagenseite, Designkatalog).

2.2.3 Zielsite und Zielliste

Hier geben Sie die Zielsite und die Zielliste an, wo die Elemente von der Quellliste synchronisiert werden.

2.2.4 Spaltenzuordnung

Hier sollen Sie die Spalten von Quell- und Zielliste zuordnen, deren Spalteninfos entweder einseitig oder bidirektional synchronisiert werden sollen.

Synchronisierung umkehren – Wenn Sie das Kontrollkästchen von einer Spalte anhacken, werden die auf diese Spalte ausgeführte Änderungen von der Zielliste nach Quelliste synchronisiert.

Die zugeordnete Spalten müssen in Quell- und Zielliste vorhanden sein, ansonsten werden die Spalten nicht umgekehrt synchronisiert.

Hier sind die verfügbare Spaltentypen für die Synchronisierung

Spaltentyp von Quell-/Union-Liste	Spaltentyp von der Zielliste
Eine Textzeile	Eine Textzeile ; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert
Nur-Text	Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert
Rich-Text	Rich-Text; Rich-Text-Erweitert
Rich-Text-Erweitert	Rich-Text-Erweitert
Auswahl	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Auswahl; Auswahl(Mehrere Werte)
Auswahl (Mehrere Werte)	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Auswahl (Mehrere Werte)
Zahl	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Zahl
Währung	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Währung
Datum und Uhrzeit	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Datum und Uhrzeit
Nachschlagen	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Nachschlagen ; Nachschlagen (Mehrere Werte)
Ja/Nein	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Ja/Nein
Person oder Gruppe	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Person oder Gruppe
Hyperlink oder Bild	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Hyperlink oder Bild
Verwaltete Metadaten	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Verwaltete Metadaten
Serie	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Serie
Vollständiger HTML-Inhalt mit Formatierung und Einschränkungen für die Veröffentlichung	Rich-Text-Erweitert; Vollständiger HTML-Inhalt mit Formatierung und Einschränkungen für die Veröffentlichung
Bild mit Formatierung und Einschränkungen für die Veröffentlichung	Rich-Text-Erweitert; Bild mit Formatierung und Einschränkungen für die Veröffentlichung
Hyperlink with formatting and constraints for publishing	Rich-Text-Erweitert; Hyperlink mit Formatierung und Einschränkungen für die Veröffentlichung
Inhaltstyp	Eine Textzeile; Nur-Text; Rich-Text; Rich-Text-Erweitert; Inhaltstyp

Die folgende Spalten können nur in Quellliste gefunden werden.

Websitehyperlink, Listehyperlink, Elementhyperlink, ID, Workflowstatus, Version, Genehmigungsstatus, Kommentare zum Einchecken, Untergeordnete Ordneranzahl, Untergeordnete Elementanzahl, Auschecken, Dateigröße, Bildgröße, Bildhöhe, Bildbreite.

Andere Sonderspaltentypen

Geändert: Wenn die Zielspalte vom Spaltentyp "Geändert" ist, muss der Spaltentyp der Quellspalte auch "Geändert" sein. Die umgekehrte Synchronisierung ist nicht verfügbar.

Geändert von: Wenn die Zielspalte vom Spaltentyp "Geändert von" ist, muss der Spaltentyp der Quellspalte auch "Geändert von" sein. Die umgekehrte Synchronisierung ist nicht verfügbar.

Erstellt: Wenn die Zielspalte vom Spaltentyp "Erstellt" ist, muss der Spaltentyp der Quellspalte auch "Erstellt" sein. Die umgekehrte Synchronisierung ist nicht verfügbar.

Erstellt von: Wenn die Zielspalte vom Spaltentyp "Erstellt von" ist, muss der Spaltentyp der Quellspalte auch "Erstellt von" sein. Die umgekehrte Synchronisierung ist nicht verfügbar.

2.2.5 Union-Liste

Union-Liste ist die Liste, von denen eine Nachschlagen-Spalte der Quellliste verweist.

Die Nachschlagen-Spalten von der Quellliste können auch nach Zielliste synchronisiert werden, in dem Sie das Kontrollkästchen "Union-Liste" aktivieren und die Nachschlagen-Spalte zuordnen.

Bitte beachten Sie, dass verschiedene Nachschlagen-Spalte nach unterschiedliche Union-Listen führen. Deswegen sind Sync-Ergebnisse in der Zielliste auch unterschiedlich.

2.2.6 Berechtigungssynchronisierung

Dies ist eine Einstellung, in der Sie Zugriffsberechtigungen zwischen Ihren Mitarbeitern festlegen können, falls bestimmte Informationen Sie einschränken möchten.

2.2.7 Andere

Es gibt fünf Optionen, wenn Sie versuchen, Elemente zwischen Quellliste und Zielliste zu synchronisieren.

2.2.8 Protokolleinstellungen

Ein Protokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung von List Sync-Aktivitäten. Nur ein Synchronisierungsprotokoll steht zum Download als Excel-Datei zur Verfügung, wenn Sie eine Liste synchronisieren.

Um Ihre Synchronisierungsaktivitäten zu protokollieren, markieren Sie das Kontrollkästchen für " List Sync Informationen ins Protokoll schreiben". Planen Sie Ihre Protokollaktivität monatlich ein oder wählen Sie zwischen 1 - 99 Tag (s) Synchronisierungsprotokollintervall.

3. Jetzt Synchronisieren

SharePoint List Sync wird automatisch die Quell- und Zielliste in Echtzeit aktualiesiren. Vergessen Sie bitte nicht, nach der Einstellungen in der Dropdown-Menü "Jetzt synchronisieren" zu klicken

4. Presentation

Mit derselben Methode, fügen wir die Liste "Österreichische Kunden" in die Zielliste "Alle Klienten" hinzu.

Ändern wir 2 Infos in der Zielliste, werden die Änderungen in der Quellliste sychronisiert!

Die in Quellliste ausgeführte Änderungen können auch nach Zielliste synchronisiert werden!